המדריך להקמת עסק

המדריך להקמת עסק

או:

איך להקים עסק בראשי פרקים?

מבוא

מאת: אבי וידן רואה חשבון M.B.A מינהל עסקים

חלק משמעותי מהעבודה שלנו הוא לסייע ליזמים מתחילים בהקמת עסקם. זהו שלב מאוד מאתגר בו נבחנת כדאיות הקמת העסק מחד ומצד שני יש חשיבות לקבלת ההחלטות הנכונות הואיל ויכולה להיות לכל החלטה השפעה מיידית על סיכויי הקמת העסק או על הצלחתו בהמשך הדרך. זהו גם השלב בו חלק גדול מהיזמים זקוקים לסיוע יותר משמעותי הואיל והם עדיין חסרי ניסיון וגם לעיתים רבות חסרי ביטחון. לנו כרואי חשבון חשוב ללוות ולסייע ככל יכולתנו בשלב הזה. במהלך השנים ליווינו עסקים רבים בתקופה הקשה של הקמתם ולאחר מכן בהתבססותם ובפעילותם השוטפת. למרות שתקופת הקמת וביסוס העסק היא קצרה לעומת הפעלתו השוטפת, היא חרוטה היטב גם אצל היזם או היזמת וגם אצלנו בשל חשיבותה. קיימים סוגים רבים הן של עסקים והן של יזמים וכל אחד ואחת מהווים עולם ומלואו ולכל אחד סיפור אחר. יחד עם זאת עקב פניות רבות ריכזנו בצורה כללית את השלבים בהקמת העסק. חשוב להדגיש שמאמר זה הוא כללי ולכן יותר ממומלץ לפנות אלינו לצורך קבלת הייעוץ הספיציפי לעסק.

הרעיון וההחלטה

תחילתו של כל עסק ברעיון שמהווה את הבסיס להקמתו. הרעיון למתן שרות או מכירת מוצר יכול לנבוע משורה ארוכה של נסיבות כמו יישום המקצוע שנלמד כבעל עסק, המשך העבודה שנעשתה כשכיר אך הפעם כעצמאי, הפיכה משכיר לפרילאנס עבור אותו מקום עבודה ובהמשך מתן השרות ללקוחות נוספים, המשך של עסק משפחתי, קבלת רעיונות מחברים, מהתקשורת כיום כולל מהאינטרנט, משירותים שמקבלים כאנשים פרטיים ולעיתים מהעתקת רעיונות מעסקים אחרים שנראים מצליחים. לעיתים הרעיון בא בצורה טבעית או מקרית ולעיתים לאחר תקופה של מחשבה וחיפוש. ההזדהות עם הרעיון מהווה את השלב הראשון, השלב השני הוא הנכונות להקים עסק עצמאי במקום לעבוד כשכיר. אנשים נוטים לחשוב שכאשר הם רק יהיו עצמאיים הם יהיו חופשיים לעשות כרצונם, שלהיות עצמאי פירושו להיות בעל פוטנציאל בלתי מוגבל לרווחים וכי לצורך כך יש צורך רק בכישרון ויוזמה. בפועל, להיות בעל עסק פירושו מחויבות לרעיון והמחויבות למקום העבודה ולבוס מתחלפים במחויבות ללקוחות מצד אחד ומצד שני במחויבות לספק עבודה לעובדים בעסק שיש בו עובדים, בהתמודדות עם תזרימי מזומנים משתנים (בניגוד לשכיר שרגיל לקבל את משכורתו בתאריך קבוע בתחילת כל חודש), ברמות סיכון שאינן קיימות אצל שכיר הכוללות גם אפשרות להפסד. בכלל, בעלי עסקים רבים שפתחו עסק כדי שיוכלו להתעורר מאוחר ולעבוד מתי שהם רוצים מגלים שבפועל הם משקיעים בעסק הרבה יותר משהיו שכירים. יש גם לזכור שחלק גדול מהעסקים הם עסקים קטנים שפוטנציאל ההשתכרות מהם מוגבל ועוד יותר יש לזכור שחלק גדול מהעסקים שנפתחים נסגרים. ולמרות הדברים ישנם גם עסקים רבים שמצליחים. האמונה בהצלחה היא המביאה להחלטה לפתוח עסק עצמאי.

יחיד או שותפות

השלב הבא הוא ההחלטה האם להקים את העסק לבד או עם שותף נוסף ואולי אפילו מספר שותפים.

בין הסיבות הטובות להקים את העסק בשיתוף פעולה:

• חלוקת סיכונים כולל הפסדים אפשריים.
• חלוקת ההשקעה הראשונית והדבר חשוב כשאין מקורות מימון.
• שיתוף פעולה בין שותפים שכל אחד מצטיין בתחום אחר, למשל חיבור בין שותף המצטיין מבחינה מקצועית לשותף המצטיין בתחום השיווק לשותף המצטיין בתחום הכספי וכו'. ע"פ כלל הסינרגטיות יתכן ועבודה משותפת תניב יותר מאשר הסיכום של עבודת כל אחד משלושת השותפים בנפרד.
• התגברות על מחסומים וחולשות, למשל מי שאינו מסוגל לשווק יכול לנסות לשתף פעולה עם מי שמעוניין גם לעסוק בשיווק, מי שחלש בניהול הכספי יכול להיעזר במי שטוב בתחום זה.
  היכולת לשתף גורם נוסף בהתמודדות היומיומית ובקשיים של הקמת עסק. במקרים רבים יזמים מתאחדים בתחילת הדרך ולאחר תקופת הסתגלות כל אחד ממשיך בדרכו.

בין הסיבות להקים את העסק לבד:

• ניהול עסק עם שותפים פוגעת למעשה בעצמאות הניהול וקבלת ההחלטות גם פסיכולוגית וגם מבחינה ממשית.
• לא תמיד ניתן להסתדר עם שותף/שותפים ובמקרים רבים ההתלהבות המשותפת בעת השלב של הקמת העסק מתחלפת בחיכוכים בשלב הניהול השוטף שלו.
• אין צורך להתחלק ברווחים ובנכסים של העסק כאשר יש הצלחה.
• כאשר היזם מכיר בנקודות חלשות יותר שלו הוא יכול להיעזר בעובד/ים המיומנים באותו התחום במקום לקחת שותף שעלול גם להפריע.
• בין שותפים יכולים להתגלות ניגודי אינטרסים גם מסיבות פרטיות, למשל כאשר אחד השותפים הוא רווק שגר אצל הוריו ואינו נדרש לכסף ומעוניין לקחת יותר סיכונים ו/או לדחות את חלוקת הרווחים אל מול שותף שנדרש לכסף זמין. במקרים רבים ניגודים אלה לא מתגלים בשלב הקמת העסק. גם מעורבות של בני/בנות זוג יכולה לפגוע ביחסים בין שותפים שבינם לבין עצמם מסתדרים.

בדיקת היתכנות ותכנית עסקית

לפני קבלת ההחלטה הסופיתיש לערוך בדיקה האם הרעיון ניתן ליישום. הבדיקה צריכה לכלול גם היתכנות שיווקית, גם היתכנות חוקית (למשל האם יש צורך ברישיון לעסק ו/או האם תהיינה תלונות על מיקום העסק), גם היתכנות לגיוס כוח אדם אם נדרש ולאחר שנקבעו צורכי כוח האדם בהתחשב במנה הארגוני הצפוי של העסק וגם היתכנות פיננסית. זה השלב שיש לערוך בו את כל הבדיקות הנדרשות כולל של עלויות ההשקעה הראשונית, של הוצאות השיווק, של עלויות כוח האדם הצפויות, עלויות המנהלה האחרות ועלויות המימון. במידה ומדובר ברכישת עסק קמעונאי קיים מומלץ לערוך תצפיות על העסק במספר מועדים רלוונטיים כדי לאמוד את זרימת הלקוחות וזאת מעבר לקבלת דוחות העסק ולמידע הניתן על ידי המוכרים. כאשר יש את כל הנתונים ולצורך בדיקת ההיתכנות הפיננסית יש לערוך תכנית עסקית שתכלול בהתחשב בפוטנציאל והיתרונות של העסק מצד אחד והחסרונות והתחרות מצד שני תחזית של ההכנסות וההוצאות ושל תזרים המזומנים הצפויים בשנים הקרובות כאשר בשנה הראשונה לפחות מומלץ שהתחזית תכלול גם פירוט חודשי. באמצעות תכנית עסקית זו ניתן יהיה לדעת האם קיימים מספיק מקורות כספיים לצורך ההשקעה הראשונית, האם ישנן תקופות בהן יש מחסור במזומנים ו/או לחליפין האם יש צורך והאם ניתן לגייס מקורות אשראי. על התכנית העסקית לכלול גם מרכיב של משיכת כסף של בעל העסק בהתאם לצרכים הפרטיים. בהקשר הזה יש כמובן הבדל גדול בין יזמים לדוגמא בין מי שמתגורר עדיין עם הוריו וחי על חשבונם לבין מי שהורגל בפרנסת משפחתו ונזקק לסכומים גדולים לצורך הקיום השוטף.

עוסק פטור או עוסק מורשה, האם חברה בע"מ?

לאחר קבלת ההחלטה בדבר היתכנות העסק, יש צורך לקבוע כיצד לרשום אותו, האם עוסק פטור? האם עוסק מורשה? אולי חברה?

עוסק פטור הוא עוסק שמחזור עסקאותיו מוגבל לסך 99,893₪ לשנה נכון לשנת 2021, הוא אינו נמנה על קבוצה של בעלי מקצוע (בעיקר בעלי מקצוע חופשיים) שהמחוקק אינו מאפשר להם להיות עוסק פטור ושהוא בחר להיות כזה. עסקאותיו של עוסק פטור פטורות מתשלום מע"מ בגינן וכנגד זאת הוא אינו יכול לקבל בחזרה את המע"מ הכלול בתשלומיו. עוסק פטור חייב בניהול הנהלת חשבונות ברמה פחותה יותר והוא מחויב לשמור העתקים מהקבלות שהוציא ומסמכים בשל הוצאותיו עליהן הוא מעוניין להצהיר. עוסק פטור מדווח על המחזור שלו פעם בשנה למע"מ כדי לוודא שמחזור עסקאותיו לא עבר את הסכום המותר בשנה לצורך הגדרתו כעוסק פטור. יש לציין כי הפטור הינו רק מתשלום מע"מ ולא מתשלום מס הכנסה או ביטוח לאומי.

למי כדאי להיות עוסק פטור?

כעקרון, למי שמוכר לאנשים פרטיים יש יתרון להיות עוסק פטור כיוון שהוא אינו צריך להוסיף למחיר מע"מ וכך הוא יכול להיות זול יותר בשיעור המע"מ או לחליפין להרוויח את ההפרש. בנוסף, יש לו הקלות בניהול הנהלת החשבונות שלו והוא אינו חייב בדיווח למע"מ כל חודש או חודשיים אלא כאמור רק פעם בשנה.

למי לא כדאי להיות עוסק פטור?

מי שעובד מול עוסקים מורשים אחרים, לא יהיה יקר יותר אם יהיה עוסק מורשה כיוון שלקוחותיו יוכלו לקזז את המע"מ שכלול במכירותיו כנגד חשבונית מס שימציא להם. לעומת זאת הוא יוכל לקזז את המע"מ הכלול בהוצאותיו ואשר קיבל כנגדם חשבונית מס. כאשר יש בהתחלה השקעה גבוהה או שבהמשך יש מרכיב גבוה של הוצאות והתקבלו כנגדם חשבוניות מס, עוסק מורשה יוכל לקבל בחזרה את המע"מ הכלול בהם ולכן במצב זה כדאי להירשם כעוסק מורשה. יש לציין כי ישנם כאלה המחליטים להירשם כעוסק מורשה כדי שלקוחותיהם לא ידעו שהם "קטנים" ושמחזורם נמוך מסכום התקרה של עוסק פטור. פרט לכך, הרי שכאמור לא כל אחד יכול להירשם כעוסק פטור.

עוד התלבטות היא האם לפתוח חברה

חברה היא ישות משפטית נפרדת. "הולדת" החברה ברישומה ברשם החברות שבמשרד המשפטים. מקובל שהגופים העסקיים הגדולים במשק הם חברות, אך לענייננו גם יזם מתחיל יכול להקים חברה ולהיות בה הבעלים, הדירקטור, המנהל והעובד. ישנם מספר סוגים של חברות אך לצורך ענייננו נתמקד בחברה הפרטית בערבות מניות (בע"מ). לצורך הקמת חברה יש צורך למלא טופס רישום חברה, טופס דירקטורים ראשונים ותקנון. למסמכים אלה יש לצרף העתק של תעודת הזהות של בעלי החברה הראשונים ואישור על תשלום אגרה לרשם החברות. על המסמכים לכלול את שם החברה המיועד, מקום החברה, ההון הרשום שלה (סך ההון שניתן להנפיק בהעדר החלטה אחרת), ההון המונפק לבעלים הראשונים ואת נוהלי החברה במסגרת תקנונה.

לצורך פתיחת חברה, יש לקחת בחשבון כי לחברה עלויות נוספות של אגרת רישום ואגרה שנתית לאחר מכן, הנהלת חשבונות כפולה, דוחות כספיים הכוללים מאזן שיש להגיש בסוף השנה שעלותם יקרה יותר ומחויבויות נוספות לצורך ניהול ספרים. הנהלת החשבונות הכפולה יקרה יותר כיוון שבניגוד לעצמאי שנדרש לרשום את הכנסותיו והוצאותיו (הנהלת חשבונות חד צידית) בהנהלת חשבונות כפולה יש לרשום גם תשלומים ותקבולים, לנהל מעקב והתאמות אחר חשבונות הבנק, קופות העסק וכרטיסי האשראי, הספקים והלקוחות. מצד שני יש לזכור שישנם יתרונות בהנהלת החשבונות הכפולה בזכות המעקב אחר כל פעולות החברה וכל התנועות שלה בבנק ואל מול לקוחות וספקים. במיוחד הדברים חשובים כאשר לעסק ישנם מספר בעלים אך לא רק.

היתרונות של חברה:

• יתרונות משפטיים: ובהם ההגנה המשפטית שיש לבעליה במקרה של הפסדים כאשר הם מחויבים רק לסכום ההשקעה הראשונית בהון המונפק (שבחברה פרטית הוא בדרך כלל סמלי) או לערבויות אישיות שנתנו לחברה על ידי בעליה. ההגנה המשפטית קיימת כמובן רק כאשר מדובר בהפסדים והתחייבויות שנוצרו בתום לב. כאשר אחד מהבעלים פורש או כאשר רוצים לצרף שותף החברה בהיותה יישות משפטית נפרדת תמשיך כרגיל וזאת לעומת שותפת שבה כל מהלך של צרוף או פרישת שותף מהווה למעשה הקמה של שותפות חדשה גם אם לא חל שינוי במספרה ובשמה. עקב הדברים האלה ישנם מכרזים בהם נדרש על מגיש ההצעה להיות חברה.
• יתרונות מיסוי: ובהם שיעור מס נמוך משיעור המס השולי של היחיד. הדבר בולט כאשר לא ניתן לחלק חלק מרווחי החברה אם משום שהם מיועדים להשקעה בעסק או להחזר הלוואות שנתנו על ידי הבעלים בעת הקמת העסק. כיום ישנו שיעור מס מופחת במצבים מסוימים בעת חלוקת הרווחים לבעלים אל מול המס השולי שלהם אך הדבר משמעותי בהרבה פחות. גם תשלום ההוצאות הלא מוכרות כמו הוצאות אירוח של מי שאינו אורח מחו"ל משתלם יותר בחברה כיוון שתשלומם באמצעותה עולה בשיעור המס שלה בעוד יחיד נדרש למשוך קודם את הכסף ולשלם את שיעור המס השולי שלו שיכול להיות גבוה יותר. בחברה גם קל יותר לרשום הוצאות מימון בשל המעקב על חשבונות הבנק. ליחיד גם מותר לרשום הוצאות מימון שהוצאו לצורך העסק אך ההוכחה שאכן אלה הוצאות מימון עסקיות ולא פרטיות מורכבת יותר.

לסיכום: לחברה עלויות גבוהות יותר של אגרות, הנהלת חשבונות ודוחות כספיים בדרך כלל, אך מנגד יכולים להיות לה יתרונות משפטיים ומיסויים. ככל שהעסק גדול יותר, רמת הסיכון בו גבוהה יותר, רמת ההשקעה ו/או הכספים שלא ניתן למשוך גבוהים יותר וככל שישנם יותר גורמים המעורבים בהקמת העסק עולות נקודות הזכות להקמת חברה.

התארגנות ראשונית, בחירת רואה חשבון ופתיחת תיקים ברשויות

לאחר שנמצא שהרעיון להקמת העסק ניתן לביצוע, לאחר שהוחלט ליישם אותו, לאחר שהוחלט האם לצרף שותפים נוספים להחלטה וכיצד ליישמה, הגיע שלב היישום של הדברים. זה השלב שבו יקבע שם לעסק (שבמקרים רבים יהיה כשמו של היזם), יימצא מקום לעסק אם הוא שונה ממקום המגורים, ייחתם חוזה לרכישת העסק (כשמדובר ברכישת עסק קיים), ייחתמו חוזים נוספים נדרשים כמו חוזה שכירות למקום העסק, חוזה עם יבואן או ספק ואחרים, יוחל בפעולות השיווק של העסק עליהם הוחלט כמו הקמת אתר אינטרנט, הפקת כרטיסי ביקור, פליירים ואולי קטלוגים, יוחל בפעולות גיוס כוח אדם אם נדרש, יוחל בהליך השגת רישיון לעסק אם צריך, יוחל בהליך השגת מקורות המימון הנדרשים (את היכולת לגייס מקורות מימון היה צורך לאשר כזכור כבר קודם בעת קבלת ההחלטה על היתכנות הקמת העסק) וזה הזמן גם למלאכת פתיחת התיקים ברשויות.

שלב פתיחת התיקים ברשויות הוא השלב בו רבים בוחרים להיעזר בשירותי מייצג (רואה חשבון או יועץ מס). רואה חשבון מקצועי לומד שנים רבות ולאחר מכן עובר תקופת התמחות של שנתיים. רואה חשבון מקצועי יכול לסייע גם ברמת הייעוץ, גם בניהול הנהלת החשבונות השוטפת, גם הגשת הדוחות השנתיים, גם בניהול הקשר והפעילות השוטפת מול רשויות המס, גם בייצוג מול רשויות המס בדיונים, גם ברמת תכנוני המס, גם בעריכת משכורות וייעוץ בדיני עבודה ואפשר להמשיך. רוב המייצגים מחוברים כיום למחשבים של מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי מה שמקל על הקשר שלהם עם הרשויות. מעבר לעניין המקצועי גרידא רואה חשבון מנוסה שיודע לשמור על קשר אישי עם לקוחותיו לומד מניסיונו להכיר את השלבים בהקמת העסק, את הקשיים, את ההחלטות שמקבלים היזמים השונים, למי ישי סיכוי להצליח ולמי פחות, מה עשו בעסקים דומים כדי להצליח ועוד דברים רבים. רואה חשבון יכול לסייע ליזם גם בשלב הראשוני של הקמת העסק וגם לאחריו. כל יזם ייטיב לעשות במהלך הקמת העסק אם ישתף קרובים, חברים ואפילו מתחרים עם ניתן כדי לצבור מידע וניסיון בשלב שהוא שלב של למידה והסתגלות. הרואה חשבון יכול לסייע כאמור רבות גם בשלב הזה.

פתיחת תיק במע"מ – לצורך פתיחת תיק במע"מ יש צורך למלא טופס רישום במע"מ, לספק פרטים של חשבון בנק (לא חובה כשמדובר בעוסק פטור) להמציא אישור מהבנק על חשבון הבנק או העתק שיק (שיק מבוטל הואיל ואינו מיועד לתשלום), כאשר מדובר בחשבון משותף יש להמציא אישור מבן/בת בנוכחות מייצג, עו"ד או במשרדי מע"מ לרישום חשבון הבנק במע"מ, יש להמציא חוזה שכירות כאשר הדבר רלוונטי, יש למסור צילום תעודת זהות ופרטים/מסמכים אחרים אם נדרש.

פתיחת תיק במס הכנסה – יש למלא טופס פרטים אישיים שיכלול גם את פרטי בן/בת הזוג. התיק במס הכנסה הוא תיק משפחתי וכולל כאמור את הבעל/האישה (אלא אם חיים בנפרד) . אחד משני בני הזוג יקבע כבן הזוג הרשום.

רישום בביטוח לאומי – יש לדווח תוך שלושה חודשים לביטוח לאומי ולהירשם. ניתן להירשם כעצמאי או כעצמאי לא מבוטח (במקרה כזה העצמאי לא מבוטח במקרה וקורה לו משהו ומצד שני לא נדרש לשלם ביטוח לאומי כעצמאי). עצמאי מבוטח הוא מי שעומד באחד או יותר ממשלושת התנאים:

• הכנסה חודשית (למעשה רווח) של לפחות מחצית השכר הממוצע. בשנת 2021 וככל הנראה גם בשנת 2022 השכר הממוצע לעניין ביטוח לאומי (השונה מהשכר הממוצע המתפרסם בתקשורת מעת לעת) מסתכם בסך 10,551 ₪.
• עשרים שעות עבודה שבועיות לפחות.
• שתים עשרה שעות עבודה שבועיות לפחות והכנסה חודשית לפחות של 15% מההכנסה הממוצעת.
  כשמדובר בחברה ולצורך הרישום ברשות למיסים, כלומר במע"מ ובמס הכנסה, יש לפתוח חשבון בנק, לקבוע את מורשי החתימה ולצרף למסמכים הנדרשים שצוינו גם תעודת התאגדות, תקנון, פרוטוקול מינוי מנהלים ומורשי חתימה ודיווח על מנהל/י החברה.

כשמדובר בשותפות יקבע נציג לשותפות (מבין השותפים וללא קשר לעובדת קיום/אי קיום מייצג לשותפות).

התחלת עבודה

הגענו לשלב בו העסק הוקם. זה השלב שבו היזם מרגיש שיש לו עסק הואיל והוא נרשם באופן רשמי ברשויות, נקבע לו שם, כתובת, יש מספר טלפון לפניות ואם היה צורך הופקו כרטיסי ביקור, הוקם אתר באינטרנט, יש תכנית שיווקית, תכנית עסקית או ראשי תבות שלה, תכנית ארגונית ובמידת הצורך גם מבנה כוח אדם ועוד סממנים אחרים של עסק. אלא שכל הסממנים האלו משתייכים לצד ההוצאות. עכשיו זה הזמן לעבוד קשה (אלא אם העסק נלווה להכנסה אחרת כמובן) כדי לא להיכנס לסטטיסטיקה של העסקים שנסגרו וגם משום ששלב ביסוס העסק הוא אחד השלבים הקשים והמאתגרים ביותר מצד אחד, אך מצד שני זהו שלב מהנה מאוד שנלווית אליו הרגשת סיפוק אדירה במקרה של הצלחה. נסיים את הדברים בברכת בהצלחה לכל מי שמקים עסק חדש !!